Những sai lầm phổ biến trong quá trình lập kế hoạch công việc

​

Nếu bạn đã phải vật lộn với việc quản lý thời gian hiệu quả cho kế hoạch làm việc tuần, có lẽ bạn mắc phải một số sai lầm. Cùng tìm hiểu xem những sai lầm thường gặp trong quá trình lập kế hoạch công việc để tìm phương pháp khắc phục:

1. Vấn đề 1: Không thiết lập công việc ưu tiên

Bạn có nhiều công việc hơn bạn quỹ thời gian bạn có để hoàn thành nó. Điều đó có nghĩa là một số công việc sẽ khôngđủ thời gian được thực hiện. Kết quả là bạn không hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của mình, bỏ lỡ thời hạn và khiến các dự án vượt quá ngân sách

Cách khắc phục:
Bước đầu tiên là chấp nhận rằng bạn chỉ có thể làm một lượng công việc hạn chế. Bước thứ hai là thiết lập các ưu tiên của bạn để hoàn thành những việc quan trọng.

Nếu mọi thứ đều là ưu tiên, thì không có gì là ưu tiên cả. Đảm bảo rằng bạn chỉ gắn nhãn các nhiệm vụ là ưu tiên hàng đầu nếu chúng thực sự là như vậy.

Xác định mức độ ưu tiên của nhiệm vụ trong khi bạn đang xem danh sách mọi thứ cần hoàn thành, sau đó thực hiện theo thứ tự từ cao nhất đến thấp nhất. Cần có kỷ luật để tuân theo mệnh lệnh đó khi nhóm của bạn liên tục yêu cầu bạn làm những việc khác, nhưng hãy kiên quyết và rõ ràng.

2. Vấn đề 2: Bỏ qua thời gian cho bản thân được nghỉ giải lao

Một số người bỏ qua thời gian nghỉ giải lao khi họ có nhiều việc phải làm. Nó có vẻ như là một ý tưởng tốt, nhưng nó thực sự kết quả thu được lại thường là ngược lại so với mong muốn của bạn.

Khi bạn bỏ qua thời gian nghỉ giải lao, bạn sẽ mệt mỏi về tinh thần. Công việc trở nên khó khăn hơn và đến cuối ngày, bạn hoàn thành được ít việc hơn.

Nghỉ giải lao thường xuyên là một trong những điều tốt nhất bạn có thể làm để cải thiện năng suất của mình và đảm bảo rằng bạn sẽ có thể hoàn thành mọi nhiệm vụ của mình.

Cách khắc phục:

Quyết định thời gian bạn muốn nghỉ ngơi và đặt lời nhắc trên máy tính hoặc điện thoại thông minh của bạn. Khi lời nhắc bật lên, DỪNG LÀM VIỆC. Rời khỏi bàn làm việc, để điện thoại lại và làm việc khác trong ít nhất 10 phút.

Thật khó để dừng lại ngay giữa nhiệm vụ, đặc biệt là khi bạn bắt đầu tìm thấy trạng thái dòng chảy của công việc.

Tuy nhiên, nếu bạn có xu hướng bỏ qua thời gian nghỉ giải lao, thì tốt hơn hết là dừng lại giữa chừng cho đến khi bạn học được cách để tinh thần được nghỉ ngơi. Khi bạn xây dựng thói quen nghỉ giải lao thường xuyên, bạn có thể điều chỉnh và nghỉ giải lao tại các điểm dừng hợp lý giữa các nhiệm vụ.

Bạn cũng có thể phải đặt ranh giới cho nhóm của mình. Họ không nên sử dụng thời gian nghỉ để hỏi bạn về công việc khi bạn rời khỏi bàn làm việc. Tôn trọng thời gian nghỉ giải lao của họ và yêu cầu họ cũng tôn trọng thời gian nghỉ của bạn.

3. Vấn đề 3: Cố gắng làm mọi việc trở nên hoàn hảo

Hãy trung thực: bạn đã bao giờ có một tuần trôi qua đúng như kế hoạch chưa?

Không có thứ gọi là hoàn hảo. Khi bạn đang phấn đấu để trở nên xuất sắc, hãy cẩn thận rằng bạn không dành quá nhiều thời gian để đạt được một tiêu chuẩn bất khả thi.

Chủ nghĩa hoàn hảo là một thói quen nguy hiểm vì bạn cảm thấy mình sẽ thể hiện tốt hơn. Tuy nhiên, nó thực sự có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của bạn. Bạn sẽ dành quá nhiều thời gian để cố gắng hoàn thành một việc một cách hoàn hảo đến nỗi bạn sẽ phải gấp rút làm những việc khác.

Lúc đó kết quả tốt nhất là bạn sẽ tạo ra kết quả không nhất quán và kết quả tệ nhất, bạn sẽ không bao giờ hoàn thành bất cứ điều gì.

Những người cầu toàn có nhiều khả năng bị kiệt sức, lo lắng và không hài lòng trong công việc. Đó không phải một kiểu làm việc

Cách khắc phục:

Nếu bạn là người cầu toàn, có hai vấn đề cần khắc phục.

• Bạn dành quá nhiều thời gian cho mọi dự án và bạn săm soi chi tiết để cố gắng làm mọi thứ tốt hơn.
• Nhu cầu cảm xúc của bạn về sự hoàn hảo.

Khắc phục những yếu tố kích hoạt cảm xúc của bạn là một quá trình lâu dài, vì vậy hãy bắt đầu bằng cách giải quyết những thói quen xấu của bạn trước. Cải thiện cách bạn làm việc thậm chí có thể giúp bạn vượt qua sự lo lắng và căng thẳng tiềm ẩn.

Đặt giới hạn thời gian cho các nhiệm vụ và tuân theo chúng. Sử dụng đồng hồ hẹn giờ làm việc hoặc thiết lập cảnh báo có thể giúp bạn đi đúng hướng.

Đã đến lúc lập kế hoạch quản lý thời gian của riêng bạn:

Chúng tôi đã chỉ cho bạn các chiến lược và công cụ mà bạn có thể sử dụng để quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả. Tất cả những gì bạn cần làm bây giờ là tận dụng những lợi thế này để cải thiện cách bạn quản lý thời gian và tăng năng suất của mình.

Bắt đầu lập kế hoạch cho tuần làm việc lý tưởng của bạn bằng cách viết ra tất cả các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành và thời gian bạn ước tính để hoàn thành chúng.

Theo dõi thời gian bạn dành cho các nhiệm vụ để tìm hiểu các yêu cầu về thời gian thực tế của chúng, sau đó điều chỉnh kế hoạch hàng tuần của bạn cho phù hợp.

Hãy sử dụng phần mềm lập kế hoạch công việc trực tuyến trên ACEO để lập kế hoạch và quản lý quản lý thời gian xử lý công viêc dễ dàng, chủ động, cải thiện năng suất làm việc.