Các bước để lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả

Chiến lược tuyển dụng không chỉ đơn giản là “điền vào chỗ trống” những vị trí còn thiếu. Nó thể hiện ở việc làm sao để bạn chiêu mộ người phù hợp nhất với vị trí nhân lực đó. Vập làm cách nào để lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả? Hãy cùng Finjobs tìm lời giải đáp cho câu hỏi trên thông qua bài viết dưới đây.

I. Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là gì?
Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là hoạt động tìm và chiêu mộ người nhân lực có thể đáp ứng những kỹ năng cần thiết cho vị trí cần tuyển. Đồng thời, người nhân viên ấy cũng phải phù hợp với môi trường văn hóa của doanh nghiệp bạn.

Việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cũng giống như bước đầu tiên của bất kỳ dự án nào. Chúng được coi như cơ sở chiến lược với các công việc sắp xếp hợp lý. Khi doanh nghiệp sớm chủ động sẽ nhận được nhiều lợi ích quan trọng.

II. Những bước để lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự
Rõ ràng, việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cụ thể sẽ giúp hoạt động tuyển dụng nhân lực đạt hiệu quả cao hơn. Để giúp bạn có được định hướng tốt hơn khi đề ra chiến lược tổng quan, dưới đây là các bước để lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự thành công:

1 Xác định nhu cầu tuyển dụng
Đây là bước không thể thiếu trong quy trình lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Để xác định nhu cầu, doanh nghiệp nên đi vào các vấn đề như:

• Tìm hiểu về quy mô phát triển trong tương lai của công ty mình sẽ ở mức độ nào?
• Những thông số cần đánh giá như: tỷ lệ nghỉ việc, chính sách lương, khả năng thăng tiến,…Qua đó, bạn sẽ biết cách điều chỉnh mô tả công việc và cải tiến nội bộ.
• Nhìn vào thực tế để biết phòng ban cần bổ sung loại nhân sự gì? Những đội nhóm đó nên mở rộng hay trang bị kỹ năng nào mà nhân viên hiện tại chưa có?

2 Thiết lập kế hoạch và lịch trình tuyển dụng
Với một kế hoạch hoàn chỉnh, bạn thậm chí còn có thể xây dựng chương trình tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp trong cả năm trời. Bạn nắm được số lượng cho từng phòng ban ứng với thời gian triển khai cụ thể.

• Thời gian triển khai.
• Quy trình quản trị nhân sự cần thực hiện.
• Cụ thể hóa vị trí đang cần bổ sung nhân lực cùng số lượng.
• Ghi rõ các thông tin liên quan sẽ cung cấp cho ứng viên. Đó thường là yêu cầu công việc, mức lương dự trù,…
• Kinh phí tuyển dụng.
• Nêu ra phương án tái cơ cấu nhân sự nếu cần thiết. Bởi lẽ, khi có thêm người mới dẫn đến sự chuyển đổi, thay thế một số vị trí chức năng.

3 Xác định kỹ năng cho từng vị trí
Khi lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cần bàn bạc kỹ về những kỹ năng, phẩm chất ứng viên cần có. Điều này nên được đưa ra dựa trên kỳ vọng và thực tế công việc. Chỉ khi làm được bước này mới tuyển được đúng người, đúng vị trí. Ở bước thực hiện này, tốt nhất bạn nên tham vấn ý kiến từ trưởng bộ phận vị trí cần tuyển.

Ví dụ: Nếu vị trí cần tuyển là nhân viên Marketing, bạn nên tham khảo ý kiến từ trưởng phòng Marketing để đưa ra yêu cầu phẩm chất và kỹ năng phù hợp nhất với các ứng viên. Điều này vừa giúp mối quan hệ của 2 phòng ban được củng cố mà còn làm giảm thời gian tuyển dụng không cần thiết (mà điều này có thể khiến chi phí cho hoạt động này bị đội lên).

4 Tận dụng công cụ bổ trợ
Sau khi lên được sẵn lịch tuyển dụng cho cả năm, đã đến lúc bạn sử dụng những công cụ bổ trợ để tối ưu hóa hiệu quả công việc. Một số tool sẽ giúp bạn tìm kiếm ứng viên với những phẩm chất phù hợp bạn đã liệt kê, một số khác phục vụ quá trình lọc và tuyển chọn ứng viên,… Mặc dù tuyển dụng là chiến lược nhưng không phải là hoạt động chính tạo ra lợi nhuận. Vì thế, các công ty nên tìm đến công cụ hoặc bên thứ ba hỗ trợ. Điều này giúp giảm thiểu thời gian, quá trình được thực hiện với người có chuyên môn hơn.

5 Lập ngân sách tuyển dụng
Các công ty nên bàn bạc và liệt kê ra những hạng mục sẽ được đầu tư. Chúng cần sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để thực hiện phân bổ hợp lý. Dưới đây là một số hoạt động thường cần chi phí khi lập kế hoạch tuyển dụng:

• Thực hiện quảng cáo trên các nền tảng mạng xã hội phù hợp cho phân khúc ứng viên.
• Mức ngân sách có thể đáp ứng cho các bên chuyên về tuyển dụng.
• Số tiền cần đầu tư khi xây dựng, lan tỏa thương hiệu.
• Chi phí để duy trì hoạt động của bộ phận nhân sự HR.
• Các khoản phát sinh cho việc tham gia hoạt động tổ chức tại ngày hội việc làm.

6 Xây dựng bản mô tả tuyển dụng hấp dẫn
Để thu hút những ứng viên tốt nhất, các doanh nghiệp nên xây dựng một bản mô tả công việc (Job Description) hấp dẫn. Thay vì liệt kê một hàng dài những yêu cầu và kỳ vọng của nhà tuyển dụng đối với vị trí tuyển dụng, bạn nên nhấn mạnh vào những điều mà ứng viên có thể nhận được.

7 Thiết lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự rõ ràng
Tiếp theo, bạn cần thiết lập một quy trình tuyển dụng rõ ràng để phân loại và lựa chọn ứng viên ứng tuyển phù hợp. Tất nhiên, việc tạo ra một quy trình phù hợp với tất cả mọi người là một điều không tưởng. Tuy nhiên, việc áp dụng nhiều cách tiếp cận ứng viên khác nhau là điều nên làm. . Đây là timeline sẽ được cung cấp cho ứng viên với các mốc như:

• Thời gian hết hạn nộp đơn cho từng vị trí tuyển dụng.
• Thời điểm thông báo kết quả CV.
• Ngày, giờ, địa điểm diễn ra quá trình phỏng vấn online, gọi điện, trực tiếp,…

8 Đúc kết kinh nghiệm
Mỗi loại hình tổ chức doanh nghiệp sẽ có đặc thù khác nhau. Vì thế, chỉ tham khảo là chưa đủ, bạn cần tích lũy dựa trên kinh nghiệm thực tế của mình. Sau từng đợt nên có sự đúc rút kinh nghiệm dựa trên những gì đã thực hiện. Nhờ đó, quá trình tiếp theo sẽ diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn.

Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn có cái nhìn cụ thể hơn về quy trình lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự thành công.