Các nguyên tắc cần chuẩn bị trước khi diễn ra cuộc họp trực tuyến

Ứng dụng Phần mềm họp trực tuyến là giải pháp tối ưu giúp bạn giải quyết công việc một cách nhanh chóng, kịp thời mà không phải lo lắng về thời gian, chi phí hay rào cản của địa lý và khoảng cách không gian.
Nhằm đảm bảo chất lượng và nâng cao hiệu quả cuộc họp cho mỗi cá nhân khi tham gia họp trực tuyến, bài viết dưới đây ACEO sẽ chỉ cho bạn những phương pháp, nguyên tắc cần thiết trước khi tham gia một cuộc họp trực tuyến:

1. Nắm rõ chương trình họp

Sau khi thông báo về thời gian diễn ra cuộc họp trực tuyến, hãy đảm bảo rằng bạn phải gửi tới các thành viên trong đội nhóm một thông báo nữa về để mọi người có thể nắm được chủ đề, nội dung và tài liệu nếu có trước cuộc họp từ 1 – 2 ngày. Bằng cách này, bạn đã cung cấp cho các thành viên những thông tin cần thiết nhất để họ có thể xác định rõ mục tiêu cuộc họp và có thêm thời gian chuẩn bị cho cuộc họp được triển khai hiệu quả.

2. Chuẩn bị thật kỹ trước khi tham gia cuộc họp

Mỗi cá nhân trước khi tham gia cuộc họp trực tuyến phải chắc chắn rằng mình đã chuẩn bị thật kỹ, nắm rõ được vai trò của mình trong cuộc họp và mục tiêu mình cần đạt được khi kết thúc cuộc họp.

3. Đảm bảo kỹ thuật không gặp phải sự cố
Tham gia họp trực tuyến là bạn sẽ làm việc với máy tính, điện thoại thông minh hoặc thêm vào đó là sự hỗ trợ của các thiết bị công nghệ khác nữa. Do đó trước khi tiến hành họp trực tuyến, dù là lần đầu hay nhiều lần tham gia họp dưới hình thức này thì bạn cũng nên kiểm tra tất cả các thiết bị công nghệ, kỹ thuật phục vụ cho cuộc họp được diễn ra đúng kế hoạch mà không vướng phải sự cố nào.

4. Chủ động chia sẻ thông tin, tài liệu

Công cụ hỗ trợ họp trực tuyến cung cấp nhiều các tính năng, tác vụ chuyên nghiệp giúp cho doanh nghiệp triển khai các cuộc họp chất lượng cao giống như họp trực tiếp tại văn phòng. Bạn có thể ngồi máy tính và chia sẻ màn hình của mình đến tất cả các thành viên trong cuộc họp để mọi người có thể tập trung vào slide nội dung, số liệu thống kê mà bạn muốn trình bày, báo cáo.

5. Tích cực thảo luận

Trong quá trình diễn ra cuộc họp trực tuyến, sẽ có những thành viên tham gia từ đầu và cả những người dự họp giữa giờ, điều này cũng làm ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng cuộc họp. Chính vì vậy, dựa vào tính chất cuộc họp và đặc điểm của những thành viên tham gia thì tất cả mọi người cần tích cực thảo luận với nhau để làm rõ mọi vấn đề đã được đề cập từ đầu đến cuối, giúp cho ai cũng có thể nắm được thông tin cuộc họp.

6. Thể hiện dấu ấn cá nhân

Hạn chế của những cuộc họp trực tuyến là mọi người không thể nhìn thấy được ngôn ngữ cơ thể của nhau khi tham gia họp, điều này khiến cho đội ngũ quản lý khó có thể đánh giá được các thành viên có đang lắng nghe và theo dõi cuộc họp hay không. Do vậy, để xác nhận sự tập trung của mình thì bạn cần phải thể hiện dấn ấn cá nhân trong suốt cuộc họp. Cố gắng thể hiện quan điểm, nói lên những ý kiến của mình trong mọi vấn đề, thể hiện sự đồng tình hay phản đối là cách giúp bạn họp trực tuyến hiệu quả hơn. Đồng thời, việc thể hiện dấn ấn các nhân sẽ giúp bạn có thể giải quyết nhanh chóng vấn đề công việc của mình khi bạn chủ động nói ra để mọi người cùng thảo luận và hỗ trợ