KPI - Quy trình xây dựng KPIs cho doanh nghiệp

KPI là gì?
KPI - Key Performance Indicators, là hệ thống chỉ số dùng để đo lường hiệu suất công việc của một phòng ban hay cá nhân được thể hiện qua các số liệu cụ thể.



KPI là 1 công cụ giúp các nhà lãnh đạo triển khai các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng nhân viên. KPI áp dụng cho nhiều mục đích khác nhau như: quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm, tự quản lý công việc của cá nhân.

Dựa trên các chỉ số đánh giá KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. Hệ thống các chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs) là cơ sở để nhà quản lý đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên và đưa ra những khuyến khích phù hợp cho từng nhân viên.

Quy trình xây dựng KPIs cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định người hoặc bộ phận xây dựng KPIs

Người xây dựng KPIs thường là Trưởng bộ phận, vì họ là người hiểu rõ về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Trong trường hợp bộ phận đó quá lớn thì việc xây dựng KPIs nên được đảm nhận bởi những quản lý cấp thấp hơn. Các chỉ số KPIs do các bộ phận tự xây dựng cho bộ phận mình sẽ có tính khả thi cao và thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.

Bên cạnh đó, bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực cũng có thể xây dựng hệ thống KPIs. Bộ phận này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên các chỉ số KPIs đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận. Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPIs sau khi được xây dựng cần có sự góp ý, thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.

Bước 2: Xác định các chức năng, nhiệm vụ của bộ phận

Mỗi bộ phận trong một doanh nghiệp có những chức năng/trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho bộ phận đó và hệ thống các KPIs được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.

Bước 3: Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh.

Người xây dựng KPIs phải chỉ ra được trách nhiệm chính tương ứng với mỗi vị trí chức danh.



Bước 4: Xác định các chỉ số đánh giá

- KPIs của bộ phận: người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xây dựng những chỉ số KPIs chung đặc trưng cho cả bộ phận dựa trên nhiệm vụ của từng bộ phận, người.

- KPIs cho từng vị trí chức danh:

Các chỉ số KPIs được xây dựng trên cơ sở những trách nhiệm chính của vị trí chức danh nêu trên và các chỉ số KPIs của từng bộ phận.

Các chỉ số KPIs phải đảm bảo tiêu chí SMART ( Specific - Rõ ràng, Measurable - Có thể đo lường được, Achievable - Tính khả thi, Realistic - Thực tế, Time - Bound - Giới hạn thời gian) và phải có nguồn thu thập thông tin mà doanh nghiệp đang áp dụng hoặc sẽ áp dụng trong tương lai gần.

Kỳ đánh giá thường áp dụng hàng tháng, quý hoặc năm.

Bước 5: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được

Người xây dựng KPI sẽ chia ra thành 2 – 5 mức độ điểm số tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết quả. Càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan.

Bước 6: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPIs và lương, thưởng

Với mỗi khung điểm số cụ thể người xây dựng KPIs sẽ xác định mỗi liên hệ giữa kết quả đánh giá và các mức đãi ngộ cụ thể.