KPIs là gì? Làm sao để xây dựng KPIs cho hiệu quả?

KPIs là gì? Đây là một câu hỏi mà những người làm nhân sự nên biết và hiểu về nó. KPI viết tắt trong cụm Key Performance Indicators, là một hệ thống đo lường và đánh giá hiệu quả làm việc được thể hiện thông qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc các bộ phận chức năng hay cá nhân.

KPI là một công cụ hiện đại giúp các nhà quản lí triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lí và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, tùng nhân viên. Vì vậy KPI có thể được áp dụng cho các nhóm có thể quản lí được hiệu quả làm việc của nhóm mình, hoặc giúp các thành viên có thể tự kiểm tra được năng suất lao động của cá nhân.

- Ngoài ra KPI còn có thể nói là mục tiêu mà các cá nhân, tổ/nóm, phòng/ban tổ chức cần đạt được để đáp ứng những yêu cầu chung.

- KPI còn là cơ sở để các nhà quản lí có thể đánh giá được thành tích của các cá nhân thông qua đó giúp nhà quản lí có biện pháp thưởng phạt cho hợp lí và hiệu quả.

Mục đich của việc sử dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc.

- Đảm bảo người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể.

- Các chỉ tiêu đánh giá mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể do đó đánh giá thực hiện công việc

- Việc sử dụng các chỉ số KPIs góp phần làm cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn

Mục tiêu khi xây dựng KPIs

Là một công cụ để đánh giá hiệu quả làm việc nên khi xây dựng hệ thống KPIs những nhà quản lí cũng cố gắng và hướng đến đảm bảo được tiêu chí Smart

Đó là:

1. Specific: cụ thể

2. Measurable: Đo lường được

3. Achiveable: Có thể đạt được

4. Realistics: Thực tế

5. Timely: có thời gian cụ thể

Đây không phải là những yêu cầu bắt buộc khi xây dựng KPIs, tuy nhiên nếu hệ thống KPIs của tổ chức đảm bảo đạt được tiêu chí SMART thì hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc sẽ rất cao.

Tuy nhiên KPI không tránh khỏi có những ưu nhược điểm khi sử dụng hệ thống này để đánh giá. Sau đây sẽ thống kê một và những ưu nhược điểm nổi bật nhất của hệ thống này.

- Ưu điểm:

Nó có thể là một cách nhanh chóng cho thấy thành quả hiện thời của một mục đích hoặc một mục tiêu chiến lược.

Các quyết định có thể thực hiện nhanh hơn khi có những đo lường nhận thấy được và chính xác đi kèm theo.

Có thể giúp khâu quản lí nhận biêt được thành quả của tổ chức, phòng/ban haowcj một nhân viên nào đó của mình để từ đó có một hướng khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên.

Một đội nhóm có thể làm việc chung với nhau theo những mục đích đo lường được

Đưa ra các chỉ tiêu có thể đo lường được từ đó việc đánh giá sẽ cụ thể hơn và dễ thực hiện hơn.

Tuy nhiên hệ thống KPIs cũng có những nhược điểm nhất định

- Nếu các chỉ tiêu của KPIs không đạt được tiêu tiêu chuẩn SMART sẽ gây ảnh hưởng xấu đến hệ thống đánh giá thực hiện công việc, và còn có thể ảnh hưởng đến hệ thống đánh giá chung của cả nhóm trong quá trình đánh giá thực hiện công việc

- Khi sử dụng các tiêu chí KFIs làm mục tiêu thì phải theo mục tiêu của tổ chức, nó không hiệu quả cao nếu không được sử dụng theo thời gian dài.