Nhân sự trong event

Tổ chức sự kiện là một ngành năng động, tổng hợp cần sự kết hợp của nhiều yếu tố liên quan. Chỉ có sự phối hợp, hoạt động ăn ý và chia sẻ thì người làm sự kiện mới có được bức tranh ghép hình hoàn chỉnh. Việc quản lý một đội ngũ nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng và cần thiết trong tổ chức sự kiện. Mô hình chung nhất cho các cấp bậc của nhóm tổ chức sự kiện sẽ là:

1. Quản lý (Event Manager/Event Planner)

Người này sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch và quản lý toàn bộ sự kiện, từ viết kế hoạch cho đến các hạng mục sản xuất, các hạng mục thuê mướn và quản lý rủi ro, phân công nhân sự và những vấn đề sau event.

2. Giám sát (Event leader/ Event supervisor)

Sẽ quản lý theo từng hạng mục trong event, ví dụ điều phối tiệc, quản lý PGs, quản lý celebrity (người nổi tiếng), phụ trách truyền thông,... - đối với những công ty có quy mô nhỏ thì sẽ bỏ qua cấp bậc nhân sự này mà phân công trực tiếp cho event executive.

3. Nhân viên (Event executive)

Là người thực hiện các công việc theo sự phân công của Event Manager

4. Cộng tác viên/Tình nguyện viên (Helper/Volunteer )

Là những người được thuê để làm thời vụ theo dự án, hỗ trợ thực hiện những công việc không đòi hỏi nhiều kỹ năng lắm

Tuy nhiên, tùy theo tầm cỡ của từng sự kiện, nhân sự tham gia thường có sự khác biệt. Có thể chỉ cần một hay người cho những sự kiện nhỏ (tiệc gia đình, sinh nhật, hội thảo…) hoặc vài ngàn người như các sự kiện mang tầm quốc tế, quốc gia (Thế vận hội Olympics, Lễ hội bia Oktoberfet (Đức), Tour de France…

Đối với những công ty chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chức năng, nhiệm vụ của từng lĩnh vực được phân rõ và chuyên nghiệp theo 3 loại: kim tự tháp (pyramid), network và ma trận (matrix). Mặc dù vậy, những vị trí cơ bản nhất của nghề tổ chức sự kiện vẫn là:

Quản lý (Event Manager/Planner) với trách nhiệm chính là lên kế hoạch và sản xuất toàn bộ sự kiện; quản lý sản xuất và nguồn lực; tính toán, chuẩn bị và thực hiện kế hoạch kiểm soát khủng hoảng.

Tiếp đến là Điều phối viên (Coordinator) chịu trách nhiệm kiểm soát toàn bộ sự kiện và đảm bảo việc điều hành có hiệu quả và chất lượng tốt nhất.

Hỗ trợ cho sự kiện thành công không thể không kể đến các bộ phậnSáng tạo (Creative), Hậu cần (Logistics), Khách hàng (Account), Sản xuất - Kỹ thuật (Infrastructure and Technical), Thiết kế (Design)...

Trong đó bộ phận Khách hàng có trách nhiệm chăm sóc mạng lưới khách hàng trước – trong và sau sự kiện; duy trì database của nhà cung cấp dịch vụ, khách mời, nhà tổ chức, nhà tài trợ, đối tác, khách hàng, khán giả mục tiêu, giới truyền thông, các cơ quan của Chính phủ; quản lý thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Ngoài ra, bộ phận này cũng đảm trách việc nghiên cứu thị trường; tìm khách hàng mới; tăng doanh thu của công ty thông qua các hoạt động quảng bá, tài trợ…

Khi nhận được yêu cầu, bộ phận Sáng tạo sẽ lên ý tưởng, cách thực thực hiện và cùng với các bộ phận khác đi đến giải pháp tối ưu nhất, phù hợp với mong muốn của đơn hàng.

Lúc này, bên Sản xuất – Kỹ thuật có nhiệm vụ đưa ý tưởng thành hiện thực; tháo dỡ, lắp đặt hoặc giám sát cơ sở vật chất cho toàn bộ sự kiện (hệ thống âm thanh ánh sáng, sân khấu, hiệu ứng đặc biệt, điện nước, đường viễn thông…)

Nhiệm vụ của bộ phận Hậu cần là tổ chức, lập kế hoạch và triển khai các nguồn lực để một sự kiện diễn ra và kết thúc một cách hiệu quả. Bộ phận này chịu trách nhiệm vận chuyển đồ vật tới điểm sử dụng; liên hệ giấy phép và các thủ tục hành chính khác; chuẩn bị kho vận và bảo hiểm hàng hóa; đảm bảo an ninh an toàn cho toàn bộ người tham dự…

Hỗ trợ các vị trí trên của nghề tổ chức sự kiện còn có bộ phận ăn uống, trang trí (hoa, bóng…); bộ phận nhân sự; bộ phận tài chính kế toán (theo dõi hợp đồng, đảm bảo doanh thu, giám sát đầu ra – vào với các bên liên quan...).