Quy trình tổ chức sự kiện khai trương

Tổ chức sự kiện khai trương là một sự kiện quan yếu đánh dấu cất bước trước tiên của công ty. Làm sao để doanh nghiệp 1 sự kiện khai trương thật thành công? Sau đây hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các quy trình trong sự kiện khai trương.

một chương trình sự kiện trong lễ khai trương luôn phải trải qua những thủ tục cơ bản sau:

1. hiện ra chủ đề (theme) cho buổi lễ: chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực doanh nghiệp – vị trí tổ chức (site choise), văn hoá riêng của người mua theo từng vùng miền (client culture), nguồn nhân lực (resource); và những vấn đề vi mô như địa điểm đơn vị (venue), phương pháp phục vụ – dịch vụ (entertaiment, artist, speaker), cách trang hoàng, thiết kế (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng khác lạ (audiovisual, special effects).



2. Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm để tổ chức sự kiênh khai trương trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến người mua với bàng báo giá và chờ phản hồi từ phía quý khách. thường nhật, đối với một sự kiện, đây là giai đoạn quan yếu nhất, tạo sự khác lạ giữa các tổ chức sự kiện với nhau. nhưng mà, 1 ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm cho sự chiến thắng của sự kiện do còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.



3. Hoạch định: đó là quá trình nhưng người hoạch định sẽ xuất hiện trước trong đầu các công tác cấp thiết cho sự kiện. Kết quả của việc hoạch định sẽ là Các công việc cần – Required jobs (ví dụ như: sẵn sàng đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm công ty sự kiện, tổng đợt chương trình..); Bảng phân công công tác – Checklist (ai sẽ chịu nghĩa vụ đặt hàng và giục giã các nhà cung cấp) và Thời hạn hoàn tất công việc – Timeline.



4. thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hành công tác đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng phòng ban.

5. tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân công theo công việc đã được cắt cử. Những lúc có phát sinh ngoài dự định, mọi người sẽ cùng tụ tập lại đề cùng giải quyết tại chỗ.

6. hoàn thành sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): quét dọn nơi doanh nghiệp (cleaning), sữa lại các trang bị đã dùng (repair), thanh toán hiệp đồng cho các nhà cung ứng (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…

7. Họp rút kinh nghiệm: sau khi sự kiện dứt, mỗi bộ phận sẽ viết công bố lưu lại những thiếu sót về công đoạn chuẩn bị, quá trình diễn ra và giai đoạn chấm dứt để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau. Nghe tưởng chừng dễ dàng là thế, mà công việc công ty sự kiện là một công tác khó. Nó yên cầu các doanh nghiệp phải đích thực nhiệt huyết với công việc mìmh đang làm. hy vọng, với quy trình cụ thể này sẽ tiếp thêm sức mạnh cho những người làm sự kiện ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với công việc của mình.